Scenario
You are working in the maintenance department of a chemical production plant. A new delivery of galvanized steel parts has arrived, but the coating appears to be faulty. This may cause serious problems in the production environment, especially due to corrosion and potential safety hazards.
Task 1: Warm-Up
Task 2: Hot Dip Galvanized Steel
Schaue dir das Video an. Beschreibe den Prozess des Feuerverzinkens auf Deutsch in eigenen Worten.
Sende hier deine Beschreibung ein, um Feedback zu erhalten:
Task 3: Research task – Galvanized steel in chemical plants
Work in pairs. Do some online research and answer the following questions in full sentences:
Task 4: Read and understand technical information
Task 4: Vocabulary and Reading Practice
Task 5: Writing a letter of complaint
Imagine you are responsible for quality control. Write an email to the supplier Zinc Solutions Ltd. complaining about faulty galvanized parts. Include:
– Email-header
– Order and delivery reference
– Description of the problems
– Why the problem is important
– What the supplier should do
– What should happen to the faulty goods
Layout of a Formal Email
Language Toolbox: Phrases for making a complaint
| Section | English Phrase | German Translation |
|---|---|---|
| Starting your letter / email | I’m writing with reference to our order no. … | Wir nehmen Bezug auf unseren Auftrag Nr. … |
| Starting your letter / email | I’m afraid I have to write to you about our order number … | Leider muss ich mich bezüglich unseres Auftrags Nr. … bei Ihnen melden. |
| Delay in delivery | We are sorry. We regret to inform you that the consignment / the order / the goods have not yet reached us / have not yet arrived / we are still waiting for the consignment / for delivery. | Leider müssen wir Ihnen mitteilen / Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass die Lieferung / der Auftrag / die Waren uns noch nicht erreicht hat / haben / noch nicht eingetroffen ist / sind / wir noch auf die Lieferung / die Zustellung warten. |
| Damaged or wrong goods | The goods reached us / arrived today. | Die Waren sind heute bei uns eingegangen. |
| Damaged or wrong goods | However, unfortunately, upon opening / examining / inspecting the goods / container / cases we found / discovered that … | Allerdings … / Leider … stellten wir beim Öffnen / bei der Prüfung / beim Abnehmen der Waren / des Containers / der Kisten / der Kartons fest / entdeckten wir, dass … |
| Damaged or wrong goods | They were badly / seriously / slightly damaged. | sie / eine Position / einige Positionen war / waren schwer / leicht beschädigt. |
| Damaged or wrong goods | Some items were not what we had ordered / were incorrect / were missing. | Einige Positionen entsprachen nicht unserer Bestellung / waren fehlerhaft / fehlten. |
| Damaged or wrong goods | One crate contained … instead of the … that we had ordered. | Eine Kiste enthielt … anstatt der …, die wir bestellt hatten. |
| Damaged or wrong goods | I’m attaching / enclosing a full list of all the damaged / incorrect goods. | Anbei / Als Anlage erhalten Sie eine ausführliche Aufstellung der beschädigten / fehlerhaften Waren. |
| Faulty (defective) goods | The consignment reached us / arrived today. | Die Lieferung traf uns heute erreicht / wurde heute zugestellt. |
| Faulty (defective) goods | Unfortunately, to our surprise, … | Leider … / Zu unserer Überraschung … |
| Faulty (defective) goods | A number of the items are faulty / defective / do not work as we had expected / are unreliable / do not come up to the standard that we require. | Eine Reihe Teile schadhaft / defekt / funktionieren nicht, wie wir es erwartet hatten / entsprechen nicht unseren Erwartungen. |
| Faulty (defective) goods | We have received a number of complaints from our customers about the goods. | haben wir von unseren Kunden eine Reihe von Beschwerden über die Ware erhalten. |
| Why the problem is important | This is a particular problem for us because … | Dies stellt für uns ein besonderes Problem dar, da … |
| Why the problem is important | This is (very) inconvenient for us because … | Dies kommt uns (sehr) ungelegen, da … |
| Why the problem is important | You must understand that this makes things difficult for us because … | Sie müssen verstehen, dass unsere Situation dadurch besonders schwierig wird, da … |
| What you want your supplier to do | Could you please look into this problem / matter for us immediately / urgently? | Würden Sie diesem Problem / dieser Angelegenheit bitte unverzüglich / vordringlich nachgehen? |
| What you want your supplier to do | We would ask you to arrange for the immediate dispatch of the consignment / order. | Wir bitten Sie, den sofortigen Versand der Lieferung / des Auftrags zu veranlassen. |
| Delivery guarantee | If you are not able to guarantee delivery of the goods by (date), we will be forced to cancel our order. | Sollten Sie die Zustellung der Waren bis zum … nicht gewährleisten können, sehen wir uns gezwungen, unseren Auftrag zu stornieren. |
| Replacement request | Please send us replacements urgently / replace the incorrect / missing / damaged / defective goods as soon as possible. | Wir bitten Sie dringend um Ersatzlieferung / Wir bitten Sie, die fehlerhaften / fehlenden / beschädigten / defekten Waren baldmöglichst zu ersetzen. |
| What should you do? | Please let us know what you would like us to do with the faulty goods. | Teilen Sie uns bitte mit, was wir mit den mangelhaften Waren machen sollen. |
| What should you do? | We will keep the damaged goods until we hear from you. | Wir werden die beschädigten Waren behalten, bis wir von Ihnen hören. |
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